Surat legal adalah surat yang memiliki kekuatan hukum, bisa berkaitan dengan bisnis, dinas maupun pribadi. Semua surat legal ditulis dengan bahasa sangat formal dan gaya yang tegas. Prinsip penulisan surat legal yaitu jelas dan logis. Jelas artinya spesifik dan tidak menimbulkan salah tafsir karena adanya makna ganda. Sedangkan logis maksudnya surat yang dibuat harus memiliki dasar yang jelas dan bisa diterima akal.

1.        Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat keputusan mempunyai 2 fungsi, yaitu sebagai surat informatif dan sebagai surat persuasif.

Surat keputusan memiliki 2 bagian pokok, yaitu:

  1. Konsideran: landasan/dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat kata-kata seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau Memperhatikan.
  2. Diktum keputusan: isi keputusan tersebut, ditandai dengan adanya kata Memutuskan dan Menetapkan.

Pedoman penulisan surat keputusan:

  1. Bagian pembuka; surat dibuka dengan ungkapan seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau Memperhatikan
  2. Bagian tengah; menyampaikan keputusan yang dibuat.
  3. Bagian penutup; penegasan pelaksanaan atau antisipasi bila terjadi kekeliruan atau perubahan keputusan yang telah dibuat.
  4. Tembusan; SK selalu disertai dengan tembusan karena SK menyangkut banyak pihak yang harus diberitahu tentang adanya kebijakan baru tersebut.

Keterangan :

-Menimbang merupakan pernyataan yang berisi tentang suatu pemikiran tentang dikeluarkan keputusan tersebut

-Memperhatikan merupakan pernyataan tentang fakta, situasi dan kondisi yang mendorong untuk dikeluarkannya keputusan tersebut

-Mengingat merupakan pernyataan yang menyebutkan peraturan atau perundang-undangan yang melandasi dikeluarkannya keputusan tersebut

-Memutuskan, merupakan pernyataan yang merumuskan ketetapan atau kebijakan-kebijakan mengenai suatu yang berhubungan dengan pernyataan-pernyataan sebelumnya.

2.       Surat Tugas/Perintah

Surat tugas merupakan surat yang dibuat untuk menugaskan seseorang/sekelompok orang untuk melaksanakan suatu tugas khusus di luar operasional.

Informasi yang dikandung dalam surat tugas adalah:

a.  Nama dan jabatan pemberi tugas.

b.  Nama dan jabatan penerima tugas.

c.  Tugas yang diberikan mencakup jenisnya dan kapan pelaksanaannya.

Pedoman penulisan surat tugas:

a.  Bagian pembuka; berisi alasan penugasan.

b.  Bagian tengah; merinci penugasan yang mencakup apa saja yang harus dikerjakan, kapan, bagaimana, dan dimana pelaksanaannya, serta besarnya biaya yang ditetapkan.

c.  Bagian penutup; memberikan perintah untuk membuat laporan setelah pelaksanaan tugas selesai.

3.       Surat Perjanjian

Surat perjanjian merupakan surat yang berisi kesepakatan antara 2 pihak. Perjanjian tertulis berfungsi sebagai bukti otentik telah terjadinya suatu kesepakatan, sehingga apabila salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut, perjanjian tertulis tersebut bisa dijadikan bukti dan dasar penyelesaian persengketaan di pengadilan.

Surat perjanjian dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

  1. Surat perjanjian di bawah tangan; surat perjanjian yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang bersepakat yang disaksikan oleh dua orang saksi.
  2.  Surat perjanjian otentik; surat perjanjian yang dibuat oleh notaris (sebagai wakil pemerintah)

Unsur-unsur surat perjanjian:

  1. Pihak yang bersepakat atas Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
  2. Materi dan objek perjanjian

Materi atas jenis perjanjian yang disepakati, misalnya perjanjian jual beli, perjanjian penerjemahan, perjanjian franchising, perjanjian distribusi, dsb.

Objek barang atau jasa yang menjadi bahan perjanjian tersebut, misalnya tanah, buku, rumah, pekerjaan, dsb.

  1. Hak masing-masing pihak atas hak-hak yang berbeda dicantumkan dalam pasal yang berbeda pula.
  2. Kewajiban masing-masing pihak atas kewajiban yang berbeda dicantumkan dalam pasal yang terpisah dan dirinci dengan ayat-ayatnya.
  3. Antisipasi kegagalan dan jalan keluarnya

4.      Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pendelegasian hak dan kewajiban satu pihak kepada pihak lain dimana pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban sama seperti pihak pemberi kuasa.

3 bagian penting surat kuasa:

  1. Penjelasan mengenai pihak pemberi kuasa à nama, alamat, jabatan, nomor rekening (jika digunakan untuk mengambil uang di bank)
  2. Penjelasan mengenai pihak penerima kuasa à identitas orang yang diberi kuasa sehingga menjadi jelas hubungannya dengan pemberi kuasa, hak atau kewajiban yang dikuasakan.
  3. Penjelasan mengenai urusan atau hal yang dikuasakan à dibuat sespesifik mungkin dan tidak bermakna ganda untuk menghindari kesalahan pengertian yang berakibat fatal.

Pedoman penulisan surat kuasa:

  1. Bagian pembuka: berisi pihak pemberi kuasa dan pihak penerima kuasa.
  2. Bagian tengah:  rincian mengenai wewenang yang dikuasakan.

Bagian penutup:  penegasan pendelegasian wewenang.

5.       Berita Acara

Berita acara adalah catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Contoh berita acara adalah berita acara serah terima barang, berita acara serah terima jabatan atau pekerjaan, berita acara pelaksanaan ujian nasional, dll.

Bagian-bagian yang umum terdapat pada berita acara:

  1. Keterangan pihak yang bertransaksi nama, alamat, jabatan, dan keterangan lainnya.
  2. Barang atau jasa yang ditransaksikan nama, jumlah, dsb.
  3. Waktu tanggal, hari, dan jam.
  4. Tempat nama jalan, gedung, nomor rumah, dsb secara lengkap.

Semua surat legal ditulis dengan bahasa yang sangat formal dan gaya yang tegas. Prinsip penulisannya adalah jelas dan logis. Jelas artinya surat legal yang dibuat harus spesifik dan tidak menimbulkan salah tafsir karena adanya makna ganda. Logis artinya surat legal yang dibuat tersebut harus memiliki dasar yang jelas dan bisa diterima akal.